Deux documents emboîtés
Le registre de sécurité est le document de l'établissement. Il rassemble tout ce qui touche à la sécurité incendie : les vérifications périodiques, les rapports d'organismes, les travaux, les consignes, les exercices.
Le livret d'entretien lui est annexé pour ce qui concerne les installations de cuisson. C'est là que se notent les dates des opérations prévues par l'article GC 21 : le nettoyage des filtres, le nettoyage du circuit d'extraction, le ramonage annuel des conduits.
Les deux sont tenus par l'exploitant. Un prestataire fournit des attestations et des rapports ; il ne tient pas votre registre à votre place, et aucun contrat d'entretien ne vous décharge de cette obligation.
Ce qui doit y figurer, côté cuisine
Les dates de nettoyage ou de remplacement des filtres. Elles sont hebdomadaires et c'est votre équipe qui les porte : une ligne, une date, une initiale. Un tableau affiché en cuisine et recopié au livret suffit, à condition que quelqu'un en ait la charge nommément.
Les dates des interventions sur le circuit d'extraction et du ramonage annuel des conduits, avec l'attestation du prestataire agrafée en regard.
Le rapport de la vérification annuelle de l'article GC 22, réalisée par un technicien compétent ou un organisme agréé dans les établissements des quatre premières catégories. C'est un document distinct de l'attestation de nettoyage, et il manque souvent.
Les suites données aux observations. Un rapport qui signale un point à reprendre, sans trace de ce qui a été fait ensuite, se retourne contre l'exploitant.
Ce qu'une visite regarde en premier
La régularité, avant le contenu. Une série de dates espacées normalement sur deux ans dit plus qu'une intervention récente isolée — qui ressemble surtout à un rattrapage avant visite, et se lit comme tel.
La cohérence entre les documents. Une attestation de dégraissage datée d'un jour de fermeture annoncée, ou un rapport de vérification dont les conclusions ne correspondent à rien dans le registre, attire l'attention plus sûrement qu'un trou.
Le nom d'un responsable. Un registre que personne ne tient nommément est un registre que personne ne tient.
Si vous repartez de zéro
C'est fréquent, notamment après une reprise de local, et ce n'est pas rattrapable rétroactivement : on ne reconstitue pas des dates passées. Ce que vous pouvez faire, c'est ouvrir proprement la série.
Faites un premier passage complet, avec constat écrit de l'état de départ. Classez l'attestation. Fixez les deux dates de l'année suivante au calendrier plutôt qu'« à prévoir ». Désignez la personne qui porte les filtres au livret. En dix-huit mois, vous avez une série qui tient.
Vos questions
Qui doit tenir le registre de sécurité ?
L'exploitant. C'est lui qui le détient, le met à jour et le présente. Un prestataire fournit les attestations et les rapports qui s'y rangent, mais il ne peut pas tenir le registre à votre place, et aucun contrat ne transfère cette obligation.
Que se passe-t-il si mon livret est vide ?
Il a le même effet qu'un entretien non fait : ce qui n'est pas documenté n'est pas opposable. En contrôle comme après un sinistre, ce sont les dates qui sont regardées. Un entretien réel mais non consigné ne vous protège pas.
L'attestation de nettoyage suffit-elle à remplir mes obligations ?
Non. Elle couvre l'entretien de l'article GC 21, pour la part que nous réalisons. La vérification annuelle de l'article GC 22, par un technicien compétent ou un organisme agréé, est une autre obligation et donne lieu à un autre document.